Plant en bewaakt uit te voeren digitale werkzaamheden

Om deze opdracht te voltooien optimaliseer ik de digitale workflow die we nu hebben bij Tuingigant. Ik analyseer de huidige werkwijze, hoe deze word vertaald naar werknemers, en of de werkwijze wel goed is. Ik bekijk wie de content maakt, in de app zet, wie publiceert, en de resultaten beheert. Vervolgens ontwerp ik een workflow die beter is. Geef ik verbeteringen over hoe taken weg worden gezet en welke taken prioriteit hebben en welke minder. En geef ik aan hoe de taken bij te houden en te monitoren zijn. Daarna zet ik deze verbeteringen door en zorg ik ervoor dat deze worden besproken en dat er feedback op komt. 

1. huidige werkwijze

  1. Op dit moment werken wij met Click-up om al onze taken weg te zetten, 
  2. Mathijs of een andere werknemer bedenkt taken en zet deze hierin weg
  3. De taken krijgen een prioriteit en een aangewezen persoon, ook word de taak uitgelegd met een titel en omschrijving
  4. In Click-up kun je gemakkelijk je taken bekijken en chatten met je collega's 

zo ziet dit er uit:

Hier zie je mijn huidige taken die aan mij zijn gericht. De vlaggetjes die erachter staan laten zien hoe urgent de taken zijn. Ook de einddatum van de taak en de status van de taak staat erbij. De taken hebben allemaal een titel en TG of SG ervoor, om te laten zien of de taak voor het bedrijf Schuttinggigant of Tuingigant is. Ook houden we 1 keer in de 2 weken op vrijdag een Sprint-meeting om te zien hoe ver iedereen is met zijn of haar taken.

Hier zie je de status van de taak, deze kun je zelf aanpassen als je bijvoorbeeld klaar bent, bezig bent, de taak nog moet uitvoeren, of klaar bent en de taak moet gecontroleerd worden. 

Ook zie je hier de urgentie van de taak, we werken gewoon van meest urgent naar low toe.

Mogelijke knelpunten aan de workflow

Hier de knelpunten aan onze workflow in Click-up

  • Er mist vaak een uitleg bij taken, het gebeurd vaak dat ik een taak toegewezen krijg van Mathijs die vaak weinig of geen uitleg heeft. Dit is dan of een oude taak behandeld door iemand anders, of er is gewoon geen uitleg bij gezet. Dit is som frustrerend aangezien je dan telkens moet vragen voordat je gericht aan het werk kan.
  • Soms was het nog wel is zo dat er niet genoeg taken in Click-up stonden om voor mij te doen. Naar verloop van tijd ging dit beter en kreeg ik meer te doen, wel waren er voor mij nog teveel leegtes soms. 

2. Wie heeft de verantwoordelijkheid? 

in deze stap beantwoord ik de volgende vragen:

 

  • Wie maakt content?
  • Wie controleert?
  • Wie publiceert?
  • Wie analyseert resultaten?
  1. Mathijs, maakt vaak de content. Dit hoeft niet altijd Mathijs te zijn, dit kunnen ook oude taken zijn van bijvoorbeeld: Tijn, Floris, Thom of andere werknemers. Maar vaak schiet Mathijs ze in in Click-up 
  2. Mathijs controleert ook de taken, dit hangt er wel van af of Mathijs de taak er ook in heeft gezet. Vaak is dit wel zo.
  3. Ook Mathijs maakt vaak de taken aan, zet ze onder de juiste persoon, zet de urgentie erbij. Maar Tijn heeft ook wel is taken voor me gehad.
  4. Mathijs analyseert vaak wel de resultaten en geeft me hier feedback op. 

Verbeterplan Click-up

in dit verbeterplan geef ik in 5 stappen aan hoe we de workflow binnen Click-up kunnen verbeteren. Hiervoor heb ik een SMART-doel opgesteld om naartoe te werken. Als dit doel is behaald weten we dat dat het niveau is om aan te houden en om de workflow telkens goed te laten verlopen.

SMART-doel

Hierbij mijn SMART-doel:

Binnen 4 weken is de workflow in Click-up zo ingericht dat:

  • alle taken een duidelijke beschrijving bevatten
  • er geen lege momenten zijn door een actieve backlog
  • de status en hoe ver iedereen is word nu wekelijks gecheckt ipv eens in de 2 weken, zo kunnen we nog eerder bijsturen op dingen die misgaan 
  • taken worden maximaal 3 x teruggestuurd voor extra uitleg. Zo forceer je jezelf om zelf dingen uit te zoeken en niet altijd alles te vragen
  • ook worden knelpunten bij taken binnen 2 dagen opgelost, zodat werknemers niet tot vrijdag hoeven te wachten en snel door kunnen met taken

ook heb ik voor elke verbetering apart weer een SMART-doel om alles meetbaar te maken.

Verbeterpunt 1 ( onduidelijke taken ) 

SMART-doel:

we beginnen met het werken aan de duidelijkheid van de taken: binnen 2 weken heeft minimaal 90% van de taken: 

  • een duidelijke beschrijving
  • een doel
  • en een concreet eindresultaat om naartoe te werken

 

om deze punten te checken en uit te voeren is er ook een weekplanning:

Week 1:

  • we zorgen dat we met taken opnieuw beginnen en een standaard template maken met daarin:
  • een duidelijke titel waarmee een werknemer in 1 oogopslag kan zien waar er aan gewerkt moet worden
  • een goede beschrijving met daarin een doel om naartoe te werken en de output erin
  • een checklist zodat je taken af kan werken en zodat de taakbeheerder ook makkelijk kan zien waar je bent
  • en een deadline wanneer de opdracht helemaal af moet zijn

Week 2:

  • we controleren taken op volledigheid 
  • en koppelen onvolledige direct terug zodat deze aangepast kunnen worden
  • een taak is onvolledig als er: 
  • geen duidelijk doel instaat
  • er niet instaat wat er opgeleverd moet worden

( dit meten we door wekelijk te kijken welke taken er volledig zijn en welke nog aangevoeld moeten worden ) 

 

 

 

Verbeterpunt 2 ( meer onafhankelijk zijn van Mathijs ) 

SMART-doel:

Binnen 3 weken is de taakverdeling zo ingericht dat: 

  • dat werknemers taken uitvoeren maar ook maken en publiceren
  • de basisresultaten gemeten worden door meerdere mensen niet door 1 iemand
  • Mathijs controleert en stuurt bij, dus niet meer zelf alles erin zetten en checken. Dat doen we samen met het team

( dit meten we door te kijken hoeveel feedback er is gegeven in de afgelopen weken en of dat is afgenomen, en hoeveel procent van de taken zelfstandig zijn afgerond. Hier moet natuurlijk een stijgende lijn in zitten ) 

 

Verbeterpunt 3 ( geen taken ) 

SMART-doel: 

Binnen een week staat er een backlog met minimaal 15 taken, zodat er altijd werk beschikbaar is:

Acties:

  • in week 1 worden er 15 taken ingepland 
  • in week 2 word de backlog wekelijks bijgevuld en word er elke week gemeten of de 15 taken er wel in staan. Het doel is dan ook dat er geen momenten meer voorkomen waarin werknemers geen werk meer hebben.

Als de backlog leeg staat vul je wekelijks weer aan, bijvoorbeeld op de donderdag. (omdat je vrijdag al een overleg hebt) 

Verbeterpunt 4 ( verbeterde workflow ) 

SMART-doel:

Binnen 2 weken werkt het team met een vaste workflow:

dit is dan ook de werwijze:

  • backlog
  • to do
  • in progress 
  • review
  • done

we laten de taken dan ook altijd reviewen, niet alleen door Mathijs maar ook door werknemers van de afdeling waar je bijvoorbeeld bij zit. We meten dit dan ook door te kijken of 90% van de werknemers hun taken hebben afgerond. je geeft dit aan door in Click-up zelf neer te zetten hoe ver je met deze taak bent. Dus in percentage's geef je dit aan. De gemiddelde doorlooptijd is dan ook 3-5 werkdagen.

Verbeterpunt 5 ( bewaken van voortgang ) 

SMART-doel: 

Vanaf week 2 wordt de voortgang:

  • 2 x per week gecontroleerd
  • op basis van KPI's geëvalueerd
  • knelpunten binnen 2 werkdagen opgelost 
  • elke maandag worden er taken gepland
  • en worden er prioriteiten bepaald
  • elke donderdag/vrijdag worden er KPI's gecontroleerd op:
  • % taken die op tijd zijn
  • doorlooptijd
  • revisies
  • knelpunten bespreken en oplossen

Het doel is dan ook om 85% van de taken op tijd afgerond te hebben, dat de gemiddelde doorlooptijd 3-5 dagen blijft, en dat er maximaal 2 revisies mogen plaatsvinden

Conclusie

Ik denk dat deze verbetering veel impact gaan hebben op de huidige workflow. Dit omdat de workflow nu nog niet echt gestructureerd gaat en goed word gemeten met bijvoorbeeld KPI's, revisies, procenten van afgeronde taken. Door deze doorvoeringen door te zetten zullen we gaan merken dat er minder verwarring en onenigheid zijn binnen Click-up en de workflow. Ook ben je met iedereen minder afhankelijk van 1 persoon wat nu wel een beetje zo is. Nu kun je duidelijk met elkaar overleggen en duidelijk zien wie wat heeft gedaan en hoe diegene er met een taak voorstaat. Ook de implementatie van een wekelijks gevulde backlog zal veel helpen bij het aan het werk houden van werknemers. De taken worden duidelijker opgebouwd hierdoor en zullen ook helpen om minder verwarring en vragen te creëren bij het team.